‍Jeśli chodzi o wybór drukarki biurowej, większość ludzi ma tendencję do domyślania się taniego i wesołego. W końcu będziesz jej używać tylko do dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych, prawda? Nieprawda! Jeśli uważasz, że modernizacja drukarki jest niepotrzebna, pomyśl o tych sześciu powodach, dla których powinieneś zmodernizować swoją drukarkę i kupić taką, która jest bardziej inteligentna. Dzięki zmodernizowanej drukarce skorzystasz z lepszego zarządzania dokumentami, procesów drukowania, wpływu na środowisko i bezpieczeństwa. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego potrzebujesz zmodernizowanej drukarki i sprawdzić, czy nowy model jest odpowiedni dla Twojej firmy.

Procesy drukowania są nieefektywne

Wiele drukarek biurowych jest nieefektywnych. Często są one projektowane tak, aby były tanie, co oznacza, że nie potrafią tyle, co droższy model. Najprawdopodobniej zauważysz to w przypadku prędkości drukowania. Czas potrzebny na wydrukowanie jednej strony lub wielu stron dokumentu jest istotnym czynnikiem. Dzieje się tak dlatego, że dokumenty są często drukowane w partiach. Dokument biznesowy prawdopodobnie będzie zawierał informacje od kilku osób lub będzie wysyłany do wielu dostawców. Drukowanie jest procesem czasochłonnym i powolna drukarka może mieć znaczący wpływ na wydajność. Jeśli drukujesz dokument i trwa to długo, będziesz musiał poczekać, aż dokument zostanie wydrukowany, zanim będziesz mógł przejść do następnej części pracy. Powolna drukarka może mieć znaczący wpływ na ogólną produktywność i może prowadzić do utraty przychodów.

Wpływ drukowania na środowisko jest wysoki

Wiele drukarek biurowych wykorzystuje wkłady atramentowe, które zawierają szkodliwe substancje chemiczne. Chociaż są one zaprojektowane tak, aby były wydajne i działały przez długi czas, nie są przyjazne dla środowiska. Ilość tuszu potrzebnego do wydrukowania dokumentu jest znaczącym czynnikiem, zwłaszcza jeśli drukujesz regularnie. Jeden dokument lub strona może nie wydawać się dużą ilością atramentu, ale kiedy oszacujesz, ile atramentu potrzeba do wydrukowania stu lub więcej stron, szybko się to sumuje. Średnio, nowa drukarka laserowa może zużywać do 200 ml atramentu. Ilość ta może się zmienić w zależności od zakupionego modelu i rodzaju używanych papierów do drukowania. Pojedynczy wkład atramentowy może zawierać do 10 litrów atramentu.

Ryzyko bezpieczeństwa starych drukarek jest zbyt duże

Jeśli masz drukarkę, która ma więcej niż pięć lat, są szanse, że nie ma ona najnowszych zabezpieczeń. Nowoczesne drukarki są projektowane z myślą o bezpieczeństwie i mogą mieć szereg funkcji, które czynią je bardziej bezpiecznymi. Obejmują one szyfrowaną komunikację, uwierzytelnianie wymagające podania kodu dostępu, możliwość zdalnego wymazywania dokumentów oraz możliwość przechowywania dokumentów w chmurze. Drukarka, która ma więcej niż pięć lat, prawdopodobnie nie jest bezpieczna i ma niewiele lub nie ma żadnych funkcji bezpieczeństwa. Oznacza to, że do wszelkich drukowanych dokumentów może mieć dostęp każdy, kto posiada odpowiedni sprzęt. Na przykład, jeśli wydrukujesz zamówienie klienta, osoba, która wydrukowała to zamówienie, może przeczytać ten dokument. Ponadto każdy, kto obsługuje drukarkę, może również uzyskać dostęp do drukowanych dokumentów. Oznacza to, że możesz wydrukować dokument zawierający dane osobowe, tylko po to, aby dowiedzieć się, że ktoś inny przeczytał ten dokument.

Drukarka nie jest zgodna z cyfrowymi przepływami pracy

Nowoczesna firma prawdopodobnie będzie miała charakter cyfrowy, a dokumenty będą udostępniane i drukowane elektronicznie. Alternatywnie, dokumenty mogą być przechowywane elektronicznie i drukowane w razie potrzeby. Jeśli używasz drukarki, która nie jest kompatybilna z sieciami cyfrowymi lub WiFi, może to być niezwykle frustrujące. To dlatego, że będziesz musiał wydrukować dokument i ręcznie wstawić go w odpowiednie miejsce lub wysłać pocztą elektroniczną do odpowiedniej osoby. Jeśli masz drukarkę, która nie jest kompatybilna z cyfrowymi przepływami pracy, prawdopodobnie reszta twojego biura również na tym ucierpi. Ponadto, jeśli chcesz ponownie wydrukować ten sam dokument, będziesz musiał ponownie wydrukować go ręcznie. To może być czasochłonne i frustrujące. Może również prowadzić do błędów, takich jak drukowanie niewłaściwego dokumentu lub drukowanie go w sposób nieprawidłowy.

Potrzebujesz lepszego zarządzania dokumentami

Jeśli używasz drukarki, która ma więcej niż pięć lat, prawdopodobnie nie posiada ona najnowszych funkcji zarządzania dokumentami. Nowoczesne drukarki posiadają szereg funkcji, które pomagają w organizowaniu i zarządzaniu drukowanymi dokumentami. Dzięki tym funkcjom można drukować tylko te dokumenty, które są potrzebne i drukować je tylko raz. Oznacza to, że prawdopodobieństwo wydrukowania wielu kopii tego samego dokumentu jest mniejsze, jak również mniejsze jest prawdopodobieństwo wydrukowania niewłaściwego dokumentu. Dzieje się tak dlatego, że nowoczesne drukarki posiadają wydajny system zarządzania drukiem. Na przykład można je skonfigurować tak, aby drukowały tylko te dokumenty, które zostały zatwierdzone. Ponadto można je skonfigurować tak, aby drukowały tylko taką liczbę kopii, jaka jest potrzebna. Oznacza to, że jeśli drukujesz dokument i ktoś inny potrzebuje kopii, drukarka może wydrukować dodatkową kopię bez konieczności ponownego drukowania oryginalnego dokumentu. Jeśli drukujesz tylko te dokumenty, które są potrzebne, może to pomóc w zmniejszeniu ilości zużywanego papieru.